Como regularizar pendências no CNPJ

Entender como regularizar pendências no CNPJ é fundamental para manter a saúde fiscal e a reputação da empresa.

Quando surgem pendências, o negócio pode enfrentar diversas consequências, desde restrições para emitir notas fiscais até a impossibilidade de participar de licitações ou obter crédito bancário. 

Neste artigo, você vai entender o que são as pendências, como identificá-las, os principais motivos que levam à irregularidade e o passo a passo para regularizar a situação junto à Receita Federal.

O que são pendências no CNPJ?

As pendências no CNPJ ocorrem quando uma empresa deixa de cumprir alguma obrigação legal, fiscal ou cadastral exigida pelos órgãos governamentais, especialmente pela Receita Federal. 

Essas pendências podem estar relacionadas a documentos, declarações, tributos ou à própria atualização de dados da empresa.

Em outras palavras, trata-se de uma inconsistência que impede o CNPJ de ser considerado “ativo e regular”. Quando o problema não é resolvido, o CNPJ pode ser suspenso, inapto ou até baixado.

Entre as pendências mais comuns, estão:

• Atraso no envio de declarações obrigatórias (como a DCTFWeb e a EFD-Contribuições); 
• Falta de pagamento de impostos; 
• Divergências cadastrais; 
• Falta de atualização de endereço ou atividades; 
• Omissão de declarações por longos períodos.

Como identificar pendências no CNPJ

Antes de regularizar, o primeiro passo é identificar o tipo de pendência existente. A forma mais simples é consultar a situação cadastral no site da Receita Federal.

O processo é rápido:

1. Acesse o site da Receita Federal (www.gov.br/receitafederal); 
2. Vá até a opção “Consulta CNPJ”; 
3. Informe o número do CNPJ da empresa; 
4. O sistema mostrará a situação cadastral (Ativa, Suspensa, Inapta ou Baixada).

Se o status estiver diferente de “Ativa”, será preciso verificar o motivo da irregularidade. Para isso, acesse o Portal e-CAC (Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal), utilizando o certificado digital da empresa. 

Dentro do sistema, é possível visualizar:

• Pendências de declarações; 
• Débitos tributários; 
• Intimações ou comunicados pendentes; 
• Divergências em cadastros ou obrigações acessórias.

Principais motivos que levam às pendências

Saber o que causa o problema ajuda a corrigi-lo de forma mais eficaz. Veja os motivos mais frequentes:

• Omissão de declarações fiscais

Empresas de todos os portes precisam enviar periodicamente declarações como a DCTFWeb, EFD-Reinf, DEFIS (para optantes do Simples Nacional) e DIRF. 

Quando a empresa deixa de transmiti-las, o sistema da Receita Federal automaticamente registra pendência.

• Débitos tributários em aberto

Impostos federais, estaduais ou municipais não pagos também geram pendências. Isso inclui tributos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e INSS, além de taxas municipais.

• Dados cadastrais desatualizados

Alterações de endereço, telefone, e-mail, CNAE ou quadro societário devem ser comunicadas à Receita Federal. Caso contrário, o CNPJ fica irregular por “inconsistência cadastral”.

• Irregularidades com o Simples Nacional 

Empresas enquadradas no Simples Nacional que acumulam dívidas ou omitem declarações podem ser excluídas do regime tributário. Nesses casos, é comum o surgimento de pendências associadas ao CNPJ.

Consequências das pendências no CNPJ

Ignorar pendências no CNPJ pode trazer prejuízos sérios. Veja as principais consequências:

• Impedimento de emitir notas fiscais, o que paralisa as atividades comerciais; 
• Multas e juros acumulados sobre débitos não pagos; 
• Perda de benefícios fiscais e desenquadramento do Simples Nacional; 
• Dificuldade de obter crédito bancário e financiamentos; 
• Impedimento de participar de licitações e contratos públicos; 
• Suspensão do CNPJ, o que impede o funcionamento da empresa até a regularização.

Além disso, manter um CNPJ com pendências pode afetar a credibilidade da empresa perante fornecedores e clientes, dificultando parcerias e oportunidades de negócio.

Como regularizar pendências no CNPJ passo a passo

Depois de identificar o problema, é hora de agir. A seguir, confira o passo a passo para regularizar o CNPJ:

1. Acesse o portal e-CAC: 

Entre no site da Receita Federal e acesse o Portal e-CAC com o certificado digital da empresa. Lá é possível visualizar todas as pendências fiscais e cadastrais.

2. Verifique as declarações em atraso: 

Transmita as declarações atrasadas imediatamente (como DCTFWeb, EFD-Reinf, DEFIS ou DIRF).

É importante observar que, mesmo sem movimentação financeira, algumas declarações são obrigatórias e precisam ser enviadas como sem movimento.

3. Quite ou parcele os débitos tributários

Caso existam tributos em atraso, você pode emitir as guias de pagamento diretamente pelo e-CAC.

Se o valor for alto, é possível fazer o parcelamento de débitos no próprio portal, facilitando a quitação sem comprometer o caixa da empresa.

4. Atualize os dados cadastrais

Verifique se os dados da empresa estão corretos no CNPJ. 

Caso haja mudanças em endereço, CNAE, razão social ou quadro societário, é preciso atualizar o cadastro junto à Receita Federal e, se necessário, na Junta Comercial e nos órgãos municipais.

5. Regularize pendências estaduais e municipais

Empresas que possuem inscrição estadual (comércio e indústria) devem também verificar possíveis pendências na Secretaria da Fazenda do Estado.

Já as prestadoras de serviços devem conferir se há débitos ou irregularidades junto à prefeitura, especialmente quanto à emissão de notas fiscais de serviços (NFS-e).

Como evitar novas pendências no futuro

Regularizar o CNPJ é importante, mas evitar novos problemas é ainda melhor. Algumas boas práticas podem fazer toda a diferença:

1. Cumprir os prazos fiscais — mantenha um calendário atualizado das obrigações mensais, trimestrais e anuais; 
2. Acompanhar o e-CAC frequentemente, para detectar qualquer notificação da Receita Federal; 
3. Automatizar processos contábeis, com o apoio de sistemas integrados; 
4. Conferir as informações enviadas antes da transmissão de declarações; 
5. Manter diálogo constante com o contador, garantindo que todas as movimentações financeiras sejam registradas corretamente.

Essas medidas reduzem riscos e garantem a tranquilidade fiscal da empresa, evitando multas e restrições.

Regularize seu CNPJ com apoio da AJMED

Regularizar pendências no CNPJ é um processo que exige atenção, conhecimento técnico e acompanhamento contábil adequado. 

Cada detalhe importa, desde a entrega das declarações até o pagamento de tributos e atualização de dados.

A AJMED Contabilidade é especialista em atender clínicas e profissionais da área da saúde, oferecendo soluções completas para regularização fiscal, controle contábil e planejamento tributário.

Se sua empresa está com o CNPJ irregular, não espere o problema crescer. Fale com a equipe da AJMED e coloque sua situação em dia com segurança, rapidez e sem dor de cabeça.

Entre em contato e descubra como a AJMED pode ajudar sua clínica ou consultório a manter o CNPJ sempre regularizado.

Bruno Nascimento

Fundador e CEO da AJMED – Contabilidade Médica e euContador – Contabilidade Digital, tendo mais de 20 anos de experiência no mercado contábil. Possui mais de 3500 alunos, 250 CNPJs sob gestão e mais de 200 médicos em seu escritório. Possui a formação Academia de Contabilidade Médica, que forma centenas de alunos todos os anos.