Como identificar pendências no CNPJ da clínica ou consultório médico

Manter o CNPJ de uma clínica ou consultório médico regular é tão importante quanto cuidar da organização financeira e tributária do negócio. 

Afinal, uma pendência que passa despercebida pode resultar em multas, juros, dificuldades para emitir certidões e outros problemas para a empresa.

Um ponto que merece atenção é que ter um CNPJ ativo não significa necessariamente estar em dia com todas as obrigações fiscais. 

Uma clínica pode aparecer como ativa na consulta pública da Receita Federal e, ainda assim, possuir impostos em atraso, declarações não entregues ou débitos inscritos em Dívida Ativa.

Neste conteúdo, a AJMED explica como identificar pendências no CNPJ da clínica ou consultório médico e quais cuidados devem ser adotados para manter a empresa regular.

O que são pendências no CNPJ de uma clínica médica?

Quando falamos em pendências no CNPJ, estamos nos referindo a irregularidades cadastrais, fiscais ou tributárias relacionadas à pessoa jurídica.

Na prática, existem diferentes situações capazes de gerar problemas para uma clínica ou consultório.

Entre as mais comuns, podemos destacar:

• Impostos e contribuições não recolhidos;
• Declarações obrigatórias não entregues;
• Multas pendentes;
• Parcelamentos com prestações vencidas;
• Divergências nas informações fiscais;
• Débitos inscritos em Dívida Ativa;
• Problemas cadastrais;
• Pendências previdenciárias;
• Inconsistências relacionadas às obrigações acessórias.

Além disso, uma clínica pode possuir obrigações perante diferentes órgãos, dependendo das suas características, localização, estrutura e atividades desenvolvidas.

Diante disso, uma análise completa da regularidade do negócio não deve se limitar a uma simples consulta pública do CNPJ.

Como consultar a situação cadastral do CNPJ da clínica?

Um primeiro passo é verificar a situação cadastral da empresa perante a Receita Federal. Essa consulta permite visualizar dados básicos do CNPJ, como razão social, nome fantasia, endereço, natureza jurídica, CNAEs e situação cadastral.

Uma empresa que está funcionando regularmente deve aparecer como “Ativa”. No entanto, também existem outras classificações, como suspensa, inapta, baixada e nula.

A título de exemplo, uma empresa pode se tornar inapta quando deixa de apresentar determinadas declarações obrigatórias durante o período estabelecido pela legislação.

Contudo, existe um cuidado importante: situação cadastral ativa e regularidade fiscal são coisas diferentes.

O fato de a clínica aparecer como ativa não garante que todos os seus impostos foram pagos ou que todas as declarações foram transmitidas corretamente. É por isso que outras consultas são necessárias.

Como identificar pendências fiscais no CNPJ da clínica?

Para realizar uma análise detalhada, o contador pode consultar os sistemas disponibilizados pelos órgãos fiscais, incluindo o Portal e-CAC da Receita Federal.

Nesse ambiente é possível verificar informações importantes relacionadas à situação fiscal da pessoa jurídica.

A depender do caso, podem ser identificados:

• Débitos tributários;
• Obrigações não entregues;
• Divergências fiscais;
• Parcelamentos;
• Cobranças;
• Notificações;
• Pendências previdenciárias;
• Outras inconsistências apontadas pelo Fisco.

Caso algum débito já tenha avançado para outra etapa de cobrança, também pode ser necessário consultar a situação perante a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN).

A PGFN é responsável pela cobrança dos débitos inscritos em Dívida Ativa da União.

Dessa forma, uma avaliação completa precisa considerar onde está localizada cada pendência e qual é a sua situação atual.

Quais problemas as pendências no CNPJ podem causar?

Deixar uma irregularidade sem solução pode gerar consequências financeiras e administrativas para a clínica.

Quando um imposto não é pago no prazo, por exemplo, normalmente são acrescentados juros e multas, fazendo com que a dívida aumente.

Outra consequência importante é a dificuldade para obter certidões que comprovem a regularidade fiscal da empresa.

A Certidão Negativa de Débitos (CND) e documentos equivalentes podem ser solicitados em diferentes situações, principalmente em operações financeiras, contratos e determinados procedimentos empresariais.

Dependendo da irregularidade, a clínica também pode enfrentar:

• Inscrição de débitos em Dívida Ativa;
• Procedimentos de cobrança;
• Restrições fiscais;
• Multas por declarações em atraso;
• Problemas com parcelamentos;
• Dificuldades para realizar determinadas operações.

Quanto mais cedo uma pendência é identificada, maiores são as possibilidades de solucionar a situação antes que ela gere consequências mais significativas.

Como regularizar as pendências encontradas?

O primeiro passo é descobrir exatamente qual é a origem da irregularidade. Se houver um imposto vencido, pode ser necessário calcular os acréscimos legais, emitir uma nova guia e realizar o pagamento.

Dependendo do valor da dívida e das condições disponíveis, também pode existir a possibilidade de parcelamento ou negociação.

Por outro lado, se a irregularidade estiver relacionada à ausência de uma declaração, será necessário transmitir a obrigação e regularizar eventuais multas.

Já quando existe uma divergência de informações, o procedimento exige ainda mais cuidado. O contador deve analisar os dados apresentados para descobrir onde está a inconsistência e determinar se é necessária alguma retificação.

Por isso, não é recomendado tentar resolver uma pendência sem compreender sua origem. Uma alteração realizada incorretamente pode criar novas inconsistências e tornar o processo de regularização mais complexo.

Por que médicos devem acompanhar regularmente a situação do CNPJ?

Muitos médicos concentram sua atenção no atendimento aos pacientes e acabam deixando toda a parte administrativa da clínica em segundo plano. O problema é o risco de descobrir uma pendência somente quando ela já provocou alguma consequência.

• A melhor estratégia é trabalhar de forma preventiva.

Com um acompanhamento contábil periódico, é possível verificar pagamentos, declarações, notificações e outros pontos relacionados à situação fiscal da empresa.

Além disso, uma contabilidade especializada pode ajudar o médico em questões estratégicas, como regime tributário, pró-labore, distribuição de lucros, organização financeira e planejamento tributário.

Dessa forma, a contabilidade deixa de atuar apenas na resolução de problemas e passa a contribuir para a segurança e o crescimento da clínica.

Conte com a AJMED para manter sua clínica regular

Se você possui uma clínica ou consultório, não espere receber uma notificação ou precisar emitir uma certidão para descobrir que existem pendências no CNPJ.

A AJMED é especializada em contabilidade para médicos e profissionais da saúde e pode auxiliar na análise da situação fiscal da sua empresa, identificação de irregularidades e definição das medidas necessárias para a regularização.

Além disso, nossa equipe pode acompanhar continuamente as obrigações da clínica, reduzindo riscos e permitindo que você tenha mais tranquilidade para cuidar dos seus pacientes.

Quer descobrir se existem pendências no CNPJ da sua clínica ou consultório? Entre em contato com a AJMED e solicite uma análise da situação da sua empresa.

Bruno Nascimento

Fundador e CEO da AJMED – Contabilidade Médica e euContador – Contabilidade Digital, tendo mais de 20 anos de experiência no mercado contábil. Possui mais de 3500 alunos, 250 CNPJs sob gestão e mais de 200 médicos em seu escritório. Possui a formação Academia de Contabilidade Médica, que forma centenas de alunos todos os anos.